Sistema Automatizado de amplio acceso a documentos no publicados (página 2)

El Trabajo de Diploma constituye la forma de
culminación de los estudios en las Especialidades de
Educación Superior, todo, Médico,
Estomatólogo Tecnólogos de la Salud en
régimen de residencia y Licenciatura están en la
obligación de realizar, durante el tiempo señalado
para sus estudios, un trabajo de investigación sobre un
tema de la Especialidad que cursan, el tema seleccionado debe
responder a las necesidades de investigación planteadas
por el MINSAP que se reflejan en los planes temáticos
aprobados en las distintas unidades de salud y facultades de
Ciencias Médicas con el fin de adquirir experiencia en
este tipo de tarea y profundizar en la metodología de
realización de la Investigación Científica.
Tiene carácter científico-docente generalizado del
conjunto de toda preparación tanta
teórico-práctica adquirida por el
estudiante.3

Los documentos primarios no publicados en las ciencias
médicas son importantes porque reflejan directamente los
resultados de la práctica científica y posibilitan
transmitir la información de forma inmediata. Estos
documentos inéditos son de gran interés para los
especialistas por la información contenidas en ellos, en
el momentos de realizar sus trabajos personales deben consultar
los elaborados por los compañeros que le antecedieron en
el tema objeto estudio o en temas afines con el objetivo de
evitar la duplicación de esfuerzos o de descubrir lo ya
descubierto.4

El desarrollo de los sistemas automatizados de
tratamientos de los datos en la actualidad se caracteriza por una
gran atención hacia su estructura y almacenamiento, esto
se explica ya que por medio de la construcción de
estructuras óptimas de los datos, de las bases de datos, y
por medio de la creación de los Sistemas de Gestión
de Bases de datos, se puede lograr una alta rapidez y efectividad
en el proceso de tratamiento de la
información.5-6

Las exigencias de los usuarios respecto a sistemas de
información mas flexibles y eficientes han obligado a
dedicar una mayor atención a los datos y a su estructura
buscándose una gestión más racional de la
información en su conjunto, las bases de datos empiezan a
ocupar un primer plano en las áreas de intereses de los
informáticos y los usuarios.

Una base de datos o banco de datos es un
conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En
este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos
compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos
en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido
al desarrollo tecnológico de campos como la
informática y la electrónica, la mayoría de
las bases de datos están en formato digital
(electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al
problema de almacenar datos7-19

Microsoft Access es un programa Sistema de
gestión de base de datos relacional creado para uso
personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de
la suite Microsoft Office . Una posibilidad adicional es la de
crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por
otros programas.8-13

Todos los conceptos referentes a las bases de datos
están hoy muy claros y definidos formalmente, al contrario
que los de las bases de conocimiento. La tecnología de
gestión de bases de datos se halla en una etapa muy
madura. Las bases de datos han evolucionado durante los pasados
30 años desde sistemas de archivos rudimentarios hasta
sistemas gestores de complejas estructuras de datos que
ofrecen un gran número de posibilidades.

Las bases de datos surgen desde mediados de
los años 1970; Codd propuso el modelo relacional, este ha
marcado la línea de investigación por muchos
años.9

Las bases de datos surgen justamente por la necesidad de
obtener la información con más rapidez, más
calidad, más relevancia y forma seleccionada.10

Los primeros programas que se realizaron poseían
un conocimiento del lenguaje prácticamente nulo, y estaban
limitados a un dominio muy concreto.

El primer paso para desarrollar tanto una base de datos
como una base de conocimiento ha de ser la elección de un
determinado modelo de datos. Esta elección
repercutirá directamente en las características y
posibilidades del sistema de información.11

La Biblioteca Médica Nacional (BMN) de la
República de Cuba es parte del Centro Nacional de
Información de Ciencias Médicas (CNICM) ahora
identificado con la marca comercial INFOMED, con la ayuda de las
nuevas tecnologías de la información y las
comunicaciones. No se trata de hacer perder su identidad ni
sustituir los servicios tradicionales que siempre ha brindado,
sino de mejorarlos incorporando muchas de las dimensiones de los
servicios de documentación, que respondan a factores como
la exigencia en cuanto a gran rapidez en las respuestas y
suministro de los contenidos informativos según las
necesidades de los usuarios.

Desde 1994 la BMN coordina SeCiMed (Catálogo
Colectivo de Publicaciones Seriadas de Ciencias Médicas),
insertado dentro del proyecto SeCS de BIREME, el cual incluye
todas las colecciones de los países de la región de
América Latina y el Caribe. Entre los valores
añadidos de este catálogo figuran que las
instituciones participantes pueden actualizar la base de datos en
línea, tiene registradas las colecciones impresas y
electrónicas suscritas para el dominio sld.cu y puede
localizar automáticamente salidas de las referencias que
aparecen en la base de datos MEDLINE. También salen a la
luz las publicaciones Novedades, Bibliomed y su suplemento. La
primera alerta las nuevas adquisiciones y la última
contiene la compilación de referencias
bibliográficas de apoyo a programas priorizados por el
Ministerio de Salud Pública y temas de alta demanda. En
1998 la BMN se convirtió en centro coordinador nacional en
el SNIS, del proyecto para compilar la bibliografía
médica cubana, insertado dentro del proyecto LiLaCS de
BIREME.

Actualmente la institución cuenta con 21
computadoras personales en función de los servicios de
navegación por Internet, correo electrónico y
catálogos en línea. Ello tuvo su antecedente en
1996 cuando con seis computadoras 286 se brindaban los servicios
de correo electrónico y acceso en línea a la
Biblioteca Nacional de Medicina de los Estados Unidos de
América para consulta de su base de datos MEDLINE en
ambiente textual. Este servicio brindó también la
posibilidad de un acceso más rápido, a partir de un
servidor remoto de discos compactos que mantuvo
sistemáticamente los últimos cinco años de
la base de datos MEDLINE y cerca de una decena de otras bases de
datos, incluida LiLaCs. Asimismo dispuso de otro servidor para
acceso a los catálogos en línea de libros,
folletos, tesis y videos.

La introducción de computadoras en la biblioteca
ha jugado un papel muy importante en el fomento de la
investigación y en la aplicación de los logros de
la Medicina en Cuba, pues permitió el desarrollo de un
servicio público de acceso a las fuentes de
información actualizada para los trabajadores de la salud
en un momento en que las limitaciones económicas impiden
la compra de literatura impresas, 12

CUBACIENCIA es una Base de Datos bibliográfica
con resumen de autor que refleja la literatura científica
y tecnológica cubana o sobre Cuba desde 1997 hasta la
fecha. Cuenta con más de 43 000 registros, y está
soportada en el Sistema de gestión Documanager.

Esta base de datos incluye, promueve e integra los
logros y avances científicos–técnicos
alcanzados en el país. Se actualiza mensualmente y resulta
una fuente fundamental para desarrollar los servicios y productos
informativos de alto valor añadido sobre una
temática, en la que es posible buscar autores y sus
afiliaciones, descriptores y palabras relevantes en el
título (en español o en inglés) y otras
combinaciones que se deseen. 13

MEDLINE – Base de datos de literatura internacional,
producida por la US National Library of Medicine – NLM, que
contiene referencias bibliográficas y resúmenes de
más de 4000 revistas biomédicas publicadas en los
Estados Unidos y en 70 otros países.

–
Base de datos de Literatura Latinoamericana y del Caribe en
Ciencias de la Salud, es una base de datos cooperativa del
Sistema BIREME, comprende la literatura relativa a las Ciencias
da Salud, publicada en los países de la Región,
desde 1982. Contiene artículos de cerca de 670 revistas
más conceptuadas del área de la salud.14

Bases de datos de Tesis Internacionales

Base de datos de las tesis doctorales TESEO
leídas en las universidades españolas desde 1976.
Lo más sencillo y lo que da mejores resultados es buscar
una tesis de la que se conocen algunos datos. Más
problemático es intentar encontrar las tesis de tal o cual
tema, aunque el sistema permite introducir hasta tres
descriptores (pinchando en la casilla índice).
15-16

  REDIAL-TESIS recoge en cada caso los
siguientes elementos de información: Autor, Título,
Año de lectura, Universidad donde se presentó,
País al que pertenece la Universidad y, en algunos casos,
traducción del título al castellano. Asimismo
acompaña a los registros un campo MATERIAS de descriptores
temáticos, identificadores y topónimos que permiten
recuperar las tesis a partir del país, autores literarios
o temas. La Base se actualiza una vez al año.
16-17

Como antecedente en nuestro centro tenemos el proyecto
de automatización de la diplomante Raizaris
Martínez Torres, donde se crearon Bases de datos para
libros y publicaciones seriadas en nuestra biblioteca, alcanzando
grandes éxitos en la práctica de nuestro trabajo
para con el usuario.18

Luego de la descentralización de los fondos de la
Biblioteca Medica del Centro Provincial de Información de
Ciencias Medicas, las bibliotecarias de dicho centro se dieron la
tarea de distribuir los Documentos no Publicados (Tesis) a todas
las Unidades de la red de salud de nuestra Provincia, recibiendo
la biblioteca del Hospital un gran cúmulo de estos
documentos, lo que trajo como consecuencia una engorrosa tarea
para las bibliotecarias de la unidad y un gran problema para los
usuarios de la mismas ya que no podían obtener
información de estos documentos con facilidad, claridad y
rapidez, las búsquedas en el catalogo tradicional se
convirtió en un problema ya que existía mucha
demanda hacia estos documentos y existía un solo catalogo,
además se podía recuperar la información
solo por los campos de autor, titulo y materia , lo que nos
ocasionó algunos problemas de retrazo , demora en la
entrega de esta información y acompañado de el
escaso o poco tiempo que poseen los profesionales para la
revisión bibliografía , lo que ocasiono
dificultades con el servicio.

La problemática creada llevo a plantear el
siguiente Problema científico: dificultad en la
localización y demora en el servicio de entrega de los
documentos no publicados.

Por lo que se plantea el siguiente objetivo: Elaborar
una Base de datos para facilitar un amplio acceso a la
información de documentos no publicados, a
través de las nuevas tecnologías de la
información en la biblioteca del Hospital Provincial
Saturnino Lora y así perfeccionar la calidad del
servicio.

Justificación del
Problema

Con la elaboración de una base de datos que
facilite y amplíe los campos de acceso a la
información, y la automatización de los documentos
no Publicados, se podrá acceder desde cualquier puesto de
trabajo o departamento a través de la intranet del
hospital para brindar un mejor servicio, mas rápido , mas
eficiente, con mayor calidad en el menor tiempo posible y
así ofrecer una mejor atención al usuario, De esta
forma las diferentes tareas que se realizaban de forma manual,
conjuntamente se incorporaran a una práctica informatizada
con mayores acceso a la información recuperándose
también por año de publicación, tutor,
materia, número de entrada garantizando los servicios de
información.

HIPÓTESIS

Si elaboramos una base de datos para facilitar y ampliar
el acceso a los registros de los documentos no publicados,
entonces se agilizará de búsqueda de los
mismos.

Materiales y
métodos

MATERIALES

Recursos Humanos

Técnica Bibliotecária:
Liudmila Ayala LaO

Tarifa horária: 100 Horas

Costo total: $ 193.75

Lic. Esther mayor Guerra

Tarifa Horaria: 100 Horas

Costo Total: $ 218.75

Se realizó una investigación aplicada en
la biblioteca Pablo Lafargue del Hospital Provincial Docente
Saturnino Lora, con el objetivo de elaborar una Base de Datos
para facilitar y ampliar los campos de búsquedas y acceso
a los documentos no publicados (Tesis) y con el mismo brindar un
servicio con más calidad a los usuarios. Se hicieron
revisiones bibliográficas para buscar antecedentes de la
aplicación de las TIC.

Se utilizó el programa "Microsoft Access", del
paquete de Microsoft Office, versión 2003 por sus bondades
como gestor de búsquedas.

Se utilizaron métodos teóricos,
histórico-lógico empíricos y
estadísticos

Teóricos

• Análisis –
  Síntesis: Se utilizó para procesar la
  información y determinar los elementos fundamentales
  del objetivo de estudio, para identificar los factores
  principales que intervienen en el estudio y sus
  características, para con el diagnóstico,
  analizar los resultados y elaborar el informe, se profundizo
  teóricamente en el análisis de la
  elaboración de un instrumento informativo que
  permitiera a los usuarios recibir toda la información
  necesaria sin necesidad de recurrir a consultar los
  catálogos manuales ubicados en la sala de lectura. Los
  catálogos digitales de tesis en bases de datos
  contienen todos los documentos que forman su
  colección, relacionados y organizados con una
  lógica coherente, para que puedan ser consultados por
  distintos usuarios y a través de diferentes
  aplicaciones. Obtener un buen diseño de una base de
  datos, implica realizar un buen análisis para definir
  la estructura adecuada y la relación que habrá
  entre los diferentes elementos. Para la creación de la
  base de datos AUTOTES, se han observado y analizado
  bibliotecas digitales de tesis ya desarrolladas o en
  vías de desarrollo. El estudio se ha llevado a cabo
  consultando sus respectivas páginas Web.

• Inducción –
  deducción: Se utilizó para la
  elaboración de la idea a defender y prever el
  resultado a obtenerse a partir del mismo.

• Histórico-Lógico :
  Se trabajo en los antecedentes de la investigación
  llevando una secuencia lógica , hacia donde
  queríamos trasladar la lector.

Empíricos

• Observación: Sirvió para
  recoger información mediante la percepción
  directa y elaborar ideas muy propias de los catálogos,
  además cómo funcionan actualmente, en la
  biblioteca y cómo responden además los usuarios
  a sistemas de este tipo donde se representan a menor
  escala

Estadísticos:

Para dar cumplimiento al objetivo de
investigación, referido al diseño de la base de
datos, se realizaron los pasos que se detallan a
continuación:

Revisión bibliográfica de antecedentes de
colecciones de tesis en base de datos.

Revisión del catálogo de tesis de la
Maestría y otras instituciones que contienen tesis
relacionadas con el tema de Salud Publica.

Elaboración de una base de datos (AUTOTES) como
soporte digital de los datos de las tesis.

Para el diseño de la base de datos,
se siguieron las etapas del ciclo de vida de las operaciones de
las bases de datos.

Paso 1

Definición del sistema.
Se analizaron las propuestas del trabajo a realizar

Paso 2.

Recolección y Análisis de los
Requisitos. Se recogieron y analizaron los
requerimientos de los usuarios y de las áreas de
aplicación.

Paso 3.

Diseño de la base de datos .A
partir del análisis realizado de búsqueda y los
atributos requeridos para la misma, se diseñó la
estructura de la base de datos AUTOTES, introduciendo los campos,
descripciones y tipos de campos necesarios.

Paso 4.

Selección del Sistema de
Gestión de Base de Datos (SGBD). Se selecciona
este Sistema Gestor por la gran posibilidad que proporciona de
almacenar, gestionar y recuperar información.

Paso 5.

Diseño de
aplicación. Se diseñara la
aplicación AUTOTES programándose las diferentes
opciones de la base de datos: la entrada/edición de la
información, los informes de salida, los filtros para
búsquedas y las consultas.

Paso 6.

Consultas de la Base de datos: Se
realizaran consultas por los campos de las Especialidades, para
facilitar las búsquedas por este campo.

Paso 7

Prototipo. Se construirá
el prototipo de la aplicación que permitirá a los
diseñadores y al usuario probar lógicamente el
sistema.

Paso 8.

Prueba .Se probara y validara
la aplicación con los requisitos especificados por los
usuarios.

Paso 9.

Implementación

La aplicación AUTOTES se implementara en el punto
de presencia de la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino
Lora a pesar de no estar incomparadas todas a la base de
datos.

Consideraciones
éticas

La actividad que precisa la generación de
actividad científica implica un reto diario para el
profesional de la información, debido al significado
generado por la sociedad del conocimiento existente, que deben
lidiar constantemente con el uso de las tecnologías y la
satisfacción del usuario.

Primeramente se les comunico a los usuarios que se
estaba realizando una base de datos para registrar todos los
documentos no publicados (tesis) con la finalidad de una
investigación para un informe final, tomándose en
cuenta los principios éticos de los trabajadores de la
información y que la misma serviría para facilitar
y agilizar el proceso de búsqueda de estos
documentos.

El Problema no esta en el desarrollo in situ, porque
esto implicaría retroceder arcaicamente, sino en
comprender e interpretar los nuevos fenómenos que surgen
producto del desarrollo, así como enmarcarlos
contextualmente en cada disciplina del que hacer
científico, para propiciar un espacio de acuerdos y
manejos basados en los deberes éticos, incluyen desde la
utilización de un artefacto hasta la entrega de nuevos
productos y servicios para la sociedad.

Técnicas y
procedimientos

• De Recolección de la
  Información

Se realizó una amplia y extensa revisión
bibliográfica del tema en la biblioteca del departamento
de Maestrías del ISCM facultad No. 1 a través de
las bases de datos LILACS, MEDLINE y GOOGLE, así como
información recibida a través del correo
electrónico por INFOMED Santiago, se utilizaron libros de
texto acorde a la materia en la biblioteca del Hospital,
revisión de literatura en la biblioteca de la Universidad
de Oriente, sede Mella.

• De Procesamiento y Análisis de la
  Información

Una vez recogida la información de forma manual
se procedió a su procesamiento de forma computarizada. Los
datos fueron almacenados en un ordenador Pentium IV, se
utilizaron los programas Microsoft Word, Microsoft Access
versión 2003.

Análisis y
discusión de resultados

CARACTERIZACION DE LA BIBLIOTECA

La biblioteca Pablo Lafargue¨ del Hospital
Provincial Saturnino Lora, se encuentra ubicada en el sexto piso,
la misma cuenta con una sala de lectura, un salón de
reuniones, una sala de referencias, un almacén para los
fondos y un departamento informático.

Sus fondos están constituidos fundamentalmente
por libros y revistas, folletos, obras de referencia, tesis y
literatura en CD-ROM.

Actualmente la obtención de la información
se realiza de forma manual resultando un trabajo arduo y tedioso
que dificulta brindar cualquier tipo de información, no
acorde en muchas ocasiones con la rapidez, confiabilidad y
seguridad que debe contener la misma.

Se elaboró una base de datos en Microsoft Access
del paquete de Microsoft Office, versión 2003 para la
automatización de los Documentos no publicados de la
Biblioteca Pablo Lafargue del Hospital Provincial Docente
"Saturnino Lora".

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos
de datos, se trabajó con las bases de datos
bibliográficas. Estas solo contienen un representante
de la fuente primaria, que permite localizarla, este registro
típico de una base de datos bibliográfica contiene
información sobre el autor, Tutor, Especialidad, materia,
año de realización, número de entrada, lugar
donde se realizó y título de Documentos no
Publicados (Tesis).

Es más factible presentarle al usuario un
resultado eficaz cuando la estrategia de búsqueda se apoya
en un tesauro, porque la elaboración se hace a
través del lenguaje utilizado por la base de datos a la
cual se accedería.20

El desarrollo de la Base de Datos atravesará por
dos procesos que convienen diferenciar y en las que resulta muy
importante determinar cuales son los aspectos esenciales que
pueden decidir el éxito de cada una de ellas y por lo
tanto de la misma Base de Datos.

Los Procesos son:

I-Proceso.

-Elaborar una Base de Datos para ampliar los campos de
búsquedas y acceso de los documentos no publicados de la
biblioteca y así hacer más rápida la
localización de los mismos.

II-Proceso.

–Introducción de datos de la
colección de documentos no publicados a la Base de
Datos.

-Puesta en marcha y acceso al sistema
automatizado.

La Base de Datos deberá proporcionar
información acerca de cualquier Tesis que se conozca: su
autor, titulo, tutor, especialidad, materia, año de
publicación, número de entrada, así como el
lugar de realización de la misma.

Documentos no Publicados.

Campos y descripción de los
mismos

1-Autor: Se refiere al autor de la
Tesis

2-Tutor: Se refiere al que tutoría la
Tesis.

3-Titulo: Se refiere al titulo completo de las
Tesis.

4-Especialidad: Titulo de la especialidad que
defenderá el graduado, se tomara de la portada.

5-Lugar de Publicación: Procedencia de la
tesis, se toma de la portada.

6-Año: Año en que se realizo la
tesis, se toma de la portada.

7-Materia: Se refiere a la materia principal o
terminó que representa el contenido del
documento.

8-Numero de entrada: Números que se la dan
a las tesis al entrar a la colección de la
biblioteca.

La base de datos tendrá una serie de
características:

Flexibilidad: Debe permitir la entrada de nuevos
registros relacionado con los documentos no publicados recibidos
en la unidad. Y eliminación de registros que se descarten
o extravíen.

Agilidad: Permite la consulta de selección
de una manera lógica.

Operatividad: Fácil manejo de la base de
datos.

Seguridad: Limitación para el acceso a la
bases de datos.

Con la Base de Datos AUTOTES no pretendemos desplazar a
los catálogos en fichas, debido a que en ocasiones no
tenemos cominucación y existen fallas eléctricas y
falta de conexión, estamos concientes que la base de datos
permitirá una búsqueda mas concretizada y una
recuperación mas exhaustiva y pertinente de
información; ya que no podemos acceder por cualquier campo
de acceso en las fichas catalográficas pues estas no
recogen todos los datos necesarios para la recuperación de
la información.

Si se desea mantener la Base de datos con optima
efectividad se propone:

• Mantener la Base de datos al día.

• No desperdiciar el tiempo del usuario.

• La base de datos es usada por todos los usuarios de
  la red y

• Será actualizada por las bibliotecarias para
  evitar errores y eliminaciones de registros por partes de los
  usuario.

Concepción acerca del servicio que brindara la
Base de datos.

La elaboración y puesta en práctica de la
base de datos AUTOTES se acomete por necesidad,
motivación e interés de la biblioteca. La misma
posibilitara la actualización periódicamente de los
registros, en el primer proceso la base de datos será
utilizada por las bibliotecarias, ya que se le debe completar la
entrada a todos los documentos no publicados de la biblioteca,
cuando estén incorporados todos los documentos estas
serán usadas por los usuarios desde los puestos de
servicios automatizados de la biblioteca o sus diferentes
departamentos y puestos de trabajo.

Pasos a seguir para la elaboración de la Base
de Datos AUTOTES

Paso 1

Definición del sistema.
Se analizaron las propuestas del trabajo a realizar y los
recursos necesarios para ello, partiendo de la necesidad de
elaborar una base de datos que ampliara los campos de acceso y
búsqueda de los datos de las tesis ubicadas en la
biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora para realizar
búsquedas eficientes. En esta etapa se especifica el
ámbito de la aplicación de la base de datos, la
Biblioteca, así como se determinaron quiénes
serían los usuarios finales de la misma.

Paso 2.

Recolección y Análisis
de los Requisitos. Se recogieron y analizaron
los requerimientos de los usuarios y de las áreas de
aplicación. Esta información se recuperó de
varias formas:

• Mediante la observación del funcionamiento
  del área de la biblioteca dedicada a las
  tesis.

• Se revisaron los documentos sobre todo aquello que
  se utiliza para recoger o visualizar la
  información.

Se tomaron en cuenta las preguntas mas frecuentes del
servicio de referencia., que registraron en el catalogo
factográfico de la biblioteca en este periodo, entre ellas
fueron:

1-Necesidad de revisar todas las tesis de una
especialidad y un año determinado.

2-Búsqueda de todas las tesis que ha tutorado un
profesor en específico.

3-Necesidad de revisar tesis de una
Especialidad.

Se utilizó la experiencia adquirida en el
diseño de la automatización de los libros y
revistas. Parte de este trabajo es una adecuación de
experiencias anteriores de investigaciones referidas a
almacenamiento de tesis digitales y temas relacionados. Tienen un
importante papel, el resultado que se obtiene del trabajo de
investigación realizado con un grupo de participantes Se
tomaron en cuenta las preguntas del catálogo
factográfico de algunos profesionales que acudieron en
busca de Tesis y no se les pudo dar solución inmediata,
los mismo presentaban problemas porque buscaban por campos que no
se recogen en la catalogación de estas fichas manuales y
por esta forma era que poseíamos los
documentos.

En los momentos que se solicitaba esta
información no nos encontrábamos en condiciones de
dar respuestas inmediatas por la cantidad de tesis que
poseíamos y estaban organizadas alfabéticamente por
autor.

Para el diseño de la base de datos AUTOTES se
requirió de la aplicación de los conocimientos
adquiridos en la especialidad de Informática e
información durante la formación como futuros
profesionales de la Gestión de información y del
uso de las Nuevas tecnologías de la información y
las comunicaciones.

Paso 3.

Diseño de la base de datos .A
partir del análisis realizado de búsqueda y los
atributos requeridos para la misma, se diseñó la
estructura de la base de datos AUTOTES, la cual se muestra a
continuación en la tabla 1

Tabla 1. Estructura de la base de datos
AUTOTES

Fuente: Elaboración
Propia

Paso 4.

Selección del Sistema de
Gestión de Base de Datos (SGBD).

Se plantea el modelo de una solución
tentativa, que resulta al unir la estructura de la base de datos
seleccionada en la etapa anterior con el planteamiento de
requisitos del sistema. Se seleccionó el programa a
utilizar para crear la aplicación que sirviera de
interfaces entre la base de datos y el usuario final, en este
caso se seleccionó la herramienta Microsoft Access del
paquete ofimática Microsoft Office 2003, excelente gestor
de búsquedas.

Paso 5.

Diseño de
aplicación. Se diseñó la
aplicación AUTOTES programándose las diferentes
opciones de la base de datos: la entrada/edición de la
información, los informes de salida, los filtros para
búsquedas y las consultas.

La captación de la
información se hizo mediante un formulario de entrada
donde se recogen los datos de los autor, tutor, título,
especialidad, año de publicación, lugar de
publicación, número de entrada, materia y son
almacenados en los campos correspondientes (figura 1).

Figura 1: Vista del Formulario
Tesis.

Para minimizar la posibilidad de error en la
introducción de los datos, se predeterminaron los valores
de las entradas; de esta forma, el usuario al posicionarse en un
campo, puede desplazarse y seleccionar el valor que corresponda,
así se garantiza una homogeneidad en los datos, aspecto
que es vital para una recuperación eficiente de la
información, la cual puede realizarse mediante filtros
según criterio del usuario.

El uso de palabras clave o terminología
médica en el campo de materia fue fundamental, esto no es
más que una palabra o una combinación de palabras
con las que los motores de búsquedas clasifican la
información en la base de datos, constituye una fortaleza
para la búsqueda en AUTOTES.

Estas palabras clave, cuando están adecuadamente
seleccionadas, son las mismas que seleccionan los usuarios para
encontrar la información de su interés.

Se extrajeron las palabras clave de cada tesis
recuperada y se incluyeron en la base de datos, consultando el
DesC. Se analizaron las mismas según frecuencia de
aparición porque en la práctica no es posible
posicionarlas todas, dándole preferencia a unos conceptos
sobre otros.

Se diseñó un informe de salida que brinda
un catálogo de tesis por orden alfabético del
apellido del autor para visualizar o imprimir (figura
2).

Figura 2: Vista del informe de
tesis.

Paso 6.

Consultas de la Base de
datos:

Se realizo consultas por los nombres de las diferentes
especialidades que se encontraban registradas en la base de datos
para que los usuarios pudieran buscar por las especialidades a
fines que deseaban revisar, esto se ejecuto con el
propósito de hacerle la búsqueda más
rápida y eficiente al usuario, brindándole
además otros datos referentes al documento que se desea
consultar (Autor , Especialidad y Titulo del documento) (figura
3)

Figura: 3 Vista de las consultas por
Especialidades.

Paso 7

Prototipo. Se construyó
el prototipo de la aplicación que permitió a los
diseñadores y al usuario probar lógicamente el
sistema. En el caso de AUTOTES, este prototipo fue presentado por
la autora y tutora en la Jornada por el Día del
Bibliotecario realizada en el anfiteatro # 12 del Instituto
Superior de Ciencias Medicas Medicina # 2, y fue analizado
conjuntamente con especialistas de la biblioteca con vistas a
implementar dicha aplicación en la biblioteca.

Paso 8.

Prueba .Se probó y
validó la aplicación con los requisitos
especificados por los usuarios. Para ello se introdujeron datos
reales. Una vez almacenados, los datos fueron sometidos a
procesos de recuperación para detectar los errores
posibles y solucionar su corrección
posteriormente.

Paso 9.

Implementación

La aplicación AUTOTES ya está implementada
en el punto de presencia de la biblioteca del Hospital Provincial
Saturnino Lora a pesar de no estar incomparados todos los
Documentos no Publicados (Tesis) a la base de datos, por la
existencia de limitaciones en cuanto a la recuperación de
las tesis. Una vez que la aplicación esté
implementada completamente los usuarios del sistema
accederán a la base de datos asegurándose del
correcto funcionamiento de la misma, teniendo a su
disposición cuanta información necesiten.
También deberán cerciorarse que el acceso a los
datos sea cómodo, práctico, seguro y que se han
eliminado, en la medida de lo posible, las posibilidades de
error. (Figura 4)

Figura: 4 Vista de la página
principal de la base de datos AUTOtes

Resultados

Con la elaboración de la Base de Datos AUTOTES se
obtuvieron los siguientes resultados:

La base de datos AUTOTES cuenta con un total de 180
registros hasta la fecha, en los cuales están almacenados
los datos de las tesis, la misma nos sirvió para facilitar
y agilizar el servicio de búsquedas de estos documentos en
la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora.

Otro resultado que se obtuvo de la base de datos
AUTOTES, es el comportamiento de las tesis recuperadas
según el título obtenido al graduarse. Se considera
que este comportamiento, donde la mayoría de los graduados
poseen el título de Especialistas, se corresponde con la
existencia en la disciplina donde las investigaciones de tesis
son encaminadas en este sentido.

El acceso a la información contenida en esta base
de datos puede hacerse usando palabras clave, permitiendo
así realizar filtros según el criterio de
búsqueda del usuario, lo cual constituye una buena
estrategia de búsqueda en la obtención de los
resultados esperados.

La base de datos brinda como salida un informe o reporte
en formato de catálogo, el cual contiene las referencias
de los trabajos de tesis que están almacenados. Este
informe puede ser visualizado en la pantalla o puede ser impreso,
facilitando así el trabajo del personal de la biblioteca a
la hora de acceder a esta información.

Aportes principales de la tesis

• La Biblioteca del Hospital provincial Saturnino Lora
  por primera vez, dispone de una base de datos de tesis de los
  profesionales de la salud que han concluido sus estudios de
  postgrado en temas afines a su especialidad, ofreciendo a los
  usuarios, un registro seguro con intercambios de
  información eficientes.

• La existencia de la base de datos AUTOTES,
  constituye una herramienta para la investigación, pues
  brinda la panorámica de lo que se ha investigado en la
  rama de la Salud.

Conclusiones

• La elaboración de la base de datos AUTOTES
  surge como un nuevo servicio de recursos electrónicos
  dentro de la Biblioteca del hospital Provincial Saturnino
  Lora brindando al usuario rapidez en el acceso y consulta,
  además de ofrecer el acceso a todos los campos,
  característica ausente en las fichas de los
  catálogos de tesis impresas.

• La base de datos diseñada establece
  sólidas bases para la cooperación e intercambio
  entre centros especializados pues permite la visibilidad de
  las tesis e investigaciones en esta disciplina.

Referencias
bibliográficas

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  línea. Disponible en http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes7cllg/sec_3.htm`
  Consultado 28 Mayo 2009.

Autor:

Téc. Liudmila Ayala
Lao

Asesora: Lic. Esther Mayor
Guerra

Trabajo para optar por el Título de
Licenciada Tecnóloga en Gestión de la
Información en Salud.

2009

¨Año del 50 Aniversario del
Triunfo de la Revolución.¨

INSTITUTO SUPERIOR DE CIENCIAS
MÉDICAS

FACULTAD DE TECNOLOGÍA DE LA
SALUD

DR. JUAN MANUEL PAEZ INCHAUSTI

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN